Если в налоговые органы представляются копии многостраничных документов, налогоплательщик может заверить прошитый многостраничный документ в целом или каждый его лист
Заметим, что ранее проверяющие требовали заверения каждого листа.
Теперь при прошивке многостраничного документа требуется выполнение несколько условий:
Текст документа, даты, визы и резолюции должны быть свободно читаемыми
Каждый лист должен быть свободно копируемым
Прошивка должна быть прочной
- Все страницы документа должны быть последовательно пронумерованы
- Должно быть указано общее количество листов
На оборотной стороне последнего листа (или на отдельном листе) необходимо указать реквизиты: «Подпись» и «Верно», должность лица, заверившего копию, личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия) и дата.
Не забудьте про надпись: «Всего пронумеровано, прошнуровано, скреплено печатью _____ листов». Количество листов требуется указать словами.
Кроме того, к локументам требуется приложить сопроводительное письмо и опись всех представленных бумаг.
Письмо ФНС России от 29.08.2014 N АС-4-2/17341
Письмо Минфина России от 07.08.2014 N 03-02-РЗ/39142
В соответствии с абз. 2 п. 2 ст. 93 НК истребуемые налоговым органом документы представляются налогоплательщиком в налоговый орган в виде заверенных проверяемым лицом копий.
В соответствии с пп. 23 и 25 п. 3.1 Национального стандарта РФ ГОСТ Р 7.0.8-2013 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", утвержденного приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст, копией документа является экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа. Заверенной копией документа является копия документа, на которую в соответствии с установленным порядком проставляются необходимые реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.
Согласно п. 3.26 Государственного стандарта РФ ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации "Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", утвержденного постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст, при заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляются: заверительная надпись: "Верно", должность лица, заверившего копию; личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия); дата заверения.
Необходимо учитывать цели представления в налоговые органы копий документов налогоплательщика, а именно их дальнейшее использование в контрольной работе, в том числе в качестве доказательственной базы.
Таким образом, могут быть поддержаны существующие в деловой практике способы заверения многостраничных документов: как заверение каждого отдельного листа копии документа, так и прошитие многостраничного документа и заверение его в целом.
При этом при прошивке многостраничного документа необходимо
- Обеспечить возможность свободного чтения текста каждого документа в пошивке, всех дат, виз, резолюций и т.д. и т.п.
- Исключить возможность механического разрушения (расшития) подшивки (пачки) при изучении копии документа
- Обеспечить возможность свободного копирования каждого отдельного листа документа в пачке современной копировальной техникой (в случае необходимости представления копии документа в суд)
- Осуществить последовательную нумерацию всех листов в подшивке (пачке) и при заверении указать общее количество листов в подшивке (пачке) (кроме отдельного листа, содержащего заверительную надпись)
На оборотной стороне последнего листа (либо на отдельном листе) должны быть проставлены следующие реквизиты: "Подпись", "Верно", должность лица, заверившего копию, личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), дата заверения. Указанный лист должен содержать надпись: "Всего пронумеровано, прошнуровано, скреплено печатью ___ листов" (количество листов указывается словами).
При этом с целью обеспечения прав налогоплательщиков и контроля ими выполнения налоговыми органами ограничения на повторное истребование документов, предусмотренного пунктом 5 статьи 93 Кодекса, налогоплательщикам рекомендуется представлять истребуемые документы с сопроводительным письмом и описью представляемых документов.
Таким образом, истребуемые налоговым органом документы представляются в инспекцию в виде заверенных проверяемым лицом копий.
Возможно применение двух способов заверения многостраничных документов: заверение каждого отдельного листа копии документа, а также прошитие многостраничного документа и заверение его в целом.
При прошивке многостраничного документа необходимо обеспечить, в частности, возможность свободного чтения текста, всех дат, виз, резолюций каждого документа в пошивке, а также возможность свободного копирования каждого отдельного листа документа копировальной техникой.
Специалисты ААА-Инвест выполнят для Вас услуги заполнения и подачи налоговой декларации по налогу на доходы физических лиц, в том числе дистанционно для клиентов из любого региона РФ.
Невозможность очной встречи не является препятствием для выполнения услуг нашими экспертами!