Учредительные документы (особенно устав) представляют свод прав, обязанностей, условий функционирования организации, ее трудового коллектива, конституирующих статус организации
Законодательные акты, регулирующие деятельность организаций, устанавливают два учредительных документа: устав и договор об учреждении.
Ст. 52 ГК РФ гласит, что юридическое лицо действует на основании устава, либо договора об учреждении и устава, либо только договор об учреждении.
Договор об учреждении юридического лица заключается, а устав утверждается его участниками.
Юридическое лицо, созданное одним учредителем, действует на основании устава, утвержденного этим учредителем.
Учредительные документы юридического лица должны содержать наименование юридического лица, место нахождения и порядок управления его деятельностью, другие сведения, предусмотренные законом для юридических лиц соответствующего вида.
Для отдельных видов юридических лиц в учредительных документах должны быть определены предмет и цели деятельности.
Корпоративные документы
- Устав со всеми изменениями и дополнениями или действующая редакция Устава (их копии с печатью налогового органа)
Предыдущие редакции устава желательно хранить. Чтобы не запутаться в редакциях, можно сделать надпись «не действует в связи с принятием новой редакции от …»
Устав должен содержать следующие сведения
- Об организационно-правовой форме
- О наименовании, нахождении организации
- О размере ее уставного капитала (фонда), составе
- О порядке распределения прибыли
- О порядке образования фондов
- О порядке и условиях реорганизации и ликвидации
- Учредительный договор или Договор об учреждении
Договор об учреждении устанавливает, что
- Учредители обязуются создать юридическое лицо
- Учредители определяют:
- Порядок совместной деятельности по созданию юридического лица
- Условия передачи имущества, участия в его деятельности
- Порядок и условия распределения прибыли и убытков между участниками управления деятельностью
- Порядок выхода участников из состава юридического лица
Договор об учреждении должен содержать сведения
- О наименовании (имени) и юридическом статусе учредителей
- О местонахождении учредителей
- О государственной регистрации
- О размере уставного капитала
- О долях участия (паях, количестве акций), принадлежащих каждому учредителю
- О размерах, порядке и способах внесения вкладов (оплаты акций)
Договор об учреждении весьма странный документ, потому что он «вроде бы есть, а вроде и нет».
Юридически этот договор вышел из списка учредительных документов, но всё ещё существует.
При создании ООО учредители в соответствии со ст. 89 ГК РФ должны заключать такой договор.
- Протокол или решение о создании ООО
Все протоколы общих собраний и решения единственного участника за всю жизнь общества необходимо хранить.
Самым часто используемым является протокол/решение об избрании действующего руководителя ООО, так как его регулярно запрашивают нотариусы.
- Список участников ООО
Список, как правило, ведет руководитель, если иное не установлено уставом или решением участников.
Список содержит сведения о каждом участнике (паспортные данные или основные данные о ЮЛ), размер доли каждого участника и сведения о её оплате, размер доли принадлежащей самому обществу с информацией о дате её приобретения обществом.
- Свидетельство о государственной регистрации юридического лица по форме N Р51003 (или более старое)
- Уведомление (Форма N 1-3-Учет Код по КНД 1121029) или Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе (Форма N 1-1-Учет Код по КНД 1121007)
- Листы записи ЕГРЮЛ по форме N Р50007 и выданные до июля 2013 года Свидетельства о внесении записи в ЕГРЮЛ
Все листы записи в ЕГРЮЛ (и первый, и выдаваемые в связи с изменениями) следует хранить, они могу понадобиться у нотариуса и в банке.
Выписки из ЕГРЮЛ хранить не нужно.
- Приказ о вступлении в должность руководителя или о назначении руководителя на должность
- Приказ о назначении главного бухгалтера или о возложении полномочий главного бухгалтера на руководителя
- Информационное письмо Росстата (коды статистики)
В Москве письмо Росстата можно получить онлайн по адресу http://91.194.112.170/webword/default.aspx. Оно может заменить оригинал.
Документы, подтверждающие адрес ЮЛ
Если помещение принадлежит самой организации
- Свидетельство о праве собственности на помещение, в котором находится организация
- Правоустанавливающие документы на помещение
Если помещение в аренде
- Договор аренды
- Акт приема-передачи помещения
- Копия свидетельства о праве собственности на помещение, в котором находится организация заверенная арендодателем
Предусмотрена п. 1.2 инструкции N 153-И и ст. 7 ФЗ от 07.08.2001 N 115-ФЗ «О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма» при открытии счета в банке.
Если помещение является местом жительства руководителя
- Гарантийное письмо от собственника
- Копия свидетельства о праве собственности на помещение, в котором находится организация, нотариально заверенная собственником
Предусмотрена п. 1.2 инструкции N 153-И и ст. 7 ФP от 07.08.2001 N 115-ФЗ «О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма» при открытии счета в банке.
Документы по основной деятельности
- Лицензии и разрешения
Все действующие разрешения, лицензии и приложения к ним хранить обязательно.
По окончании срока их действия документы следует подшить и отправить в архив (могут потребоваться при повторном получении лицензии или разрешения или при определенных обстоятельствах в суде).
- Подтверждение членства специализированной СРО
Если компания состоит в СРО. После окончания срока действия подшить и отправить в архив.
- Допуски к строительным, проектировочным и реставрационным работам
Если для выполняемых работ требуются такие допуски. После окончания срока действия подшить и отправить в архив.
- Уведомления о начале деятельности
Если по закону о начале деятельности следует специально уведомлять органы власти.
- Документы о внесении в Торговый реестр
Если ООО осуществляет торговую деятельность или поставки товаров (за исключением производителей товаров).
- Документы на ККТ и договоры на их обслуживание
Если в работе используется ККТ.
Кадровые документы
Обязательные кадровые документы - это те документы, которые упомянуты в ТК РФ и других законах.
Их отсутствие влечет наложение административного штрафа или приостановления деятельности по ст. 5.27.КоАП, повторное привлечение должностного лица по этой статье влечет дисквалификацию на срок до 3 лет.
Ст. 5.28-5.31 КоАП устанавливают ответственность за нарушения в связи с заключением коллективного договора.
- Обязательные документы
- Трудовые книжки всех работников
Хранить в металлическом сейфе.
Выдавать работнику его трудовую книжку до дня увольнения не положено Правилами ведения и хранения трудовых книжек.
При необходимости работодатель обязан по письменному заявлению работника в течение 3-х рабочих дней выдать копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из трудовой книжки.
- Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее
- Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них
- Трудовые договоры со всеми дополнительными соглашениями
Ст. 67 ТК РФ установлена обязательная письменная форма трудового договора.
Трудовой договор должен быть составлен в двух экземплярах, один из которых должен быть отдан работнику. Желательна подпись работника на экземпляре компании «экземпляр трудового договора получил, подпись, дата».
- Листы ознакомления или журналы ознакомления с локальными-нормативными актами, должностными инструкциями, штатными расписаниями и т. д.
- Штатное расписание по форме Т-3
Штатное расписание предусмотрено ст. 15 и 57 ТК РФ.
- Табель учета рабочего времени по форме Т-13 или Табель учета рабочего времени и расчета заработной платы по форме Т-12
Можно вести в электронном виде, при проверках распечатывать.
- Правила внутреннего трудового распорядка
Предусмотрены ст. 189 и 190 ТК РФ.
- Документ о защите персональных данных работников (обычно – положение)
Предусмотрен ст. 87 и 88 ТК РФ.
- График отпусков по форме Т-7
Можно вести в электронном виде. При проверках распечатывать.
- Личные карточки по форме Т-2
Многие ведут в электронном виде и распечатывают при проверках, однако следует помнить, что на этих карточках должна стоять оригинальная подпись работника.
При заполнении карточек возникает много вопросов, так как карточка содержит вопросы о персональных данных, дать ответы на которые работник может отказаться на основании закона о тайне персональных данных. Все данные могут быть внесены в карточку только на основании письменного согласия работника.
- Приказы и распоряжения
Приказы и распоряжения хранить обязательно, все!
- Основания к приказам (докладные записки, заявления, акты, трудовые договоры, объяснительные записки и т. п.)
- Журналы (книги) регистрации командировочных удостоверений
- Желательно журналы учета приказов и журналы учета трудовых договоров
- Все ведомости, расчеты и иные документы, касающиеся начисления и выплаты заработной платы, отпускных, компенсаций за неиспользованные отпусках, «расчетных» при увольнениях, утвержденная форма расчетного листка
- Документы по аттестации рабочих мест
Согласно ст. 212 ТК РФ аттестации по условиям труда подлежат все рабочие места в организации (с учетом исключений, установленных приказом Минтруда РФ N 590н от 12.12.2013).
- Документы по охране труда
Список таких документов включает инструкции, положения, журналы инструктажа, документы об обучении руководителей и специалистов по охране труда, документы о финансировании мероприятий по охране труда, сопутствующие акты и приказы.
- Документы, которые могут стать обязательными при определенных обстоятельствах
- Коллективный договор
Обязателен, если хотя бы одна из сторон (работники или работодатель) выходили с инициативой его заключить.
- Положение об оплате труда и премировании
Обязательно, если какие-то из условий оплаты труда и премирования не урегулированы ни в одном другом документе (ни в трудовом договоре, ни в штатном расписании, ни в правилах внутреннего трудового распорядка).
- Должностные инструкции
Обязательны, если не все должностные обязанности работников указаны в трудовых договорах.
- Договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности
- Положение об аттестации и сопутствующие аттестации документы
Обязательно, если работодателем проводится аттестация работников.
- График сменности
Обязателен при наличии сменной работы.
- Положение о коммерческой тайне
Обязательно, если в трудовом договоре указано, что работник обязан хранить коммерческую тайну.
- Списки отдельных категорий сотрудников
- Несовершеннолетних работников
- Работников-инвалидов
- Беременных работниц
- Женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет
- Одиноких матерей
- Лиц, осуществляющих уход за детьми-инвалидами и инвалидами с детства
- Работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда
- Работников, подлежащих периодическим медицинским осмотрам
Обязательны при их наличии в штате.
Напомним, что к работникам, подлежащим периодическим медицинским осмотрам относятся, в том числе, водители и сотрудники, работающие на компьютере.
- Документы, необходимые для привлечения иностранных работников
При наличии таких работников – обязательны.
Виды услуг от ААА-Инвест
- Регистрация ООО
- Регистрация изменений
- Купля-продажа доли
- Изменения УК
- Изменения в видах деятельности общества (ОКВЭД)
- Приведение устава в соответствие с ФЗ N 312-ФЗ
- Смена названия, юридического адреса
- Ликвидация и реорганизация ООО
- Внесение в реестр малого предпринимательства г. Москвы
Мы рады видеть Вас среди Клиентов ААА-Инвест!