Согласно договору Организация/ИП обязаны отчитаться за расходование бюджетных средств
Что входит в подготовку отчёта об использовании собственных и бюджетных средств?
- Формирование отчёта согласно приложению к договору с Департаментом на субсидию
- Перечень расходов/наименований по смете затрат
- Реестр реквизитов платёжных документов по позициям сметы затрат (платежные поручения, чеки, накладные, акты, счета-фактуры)
- Формирование электронной версии отчёта
- Формирование пакета документов для ГБУ Малый бизнес Москвы
- Отчёт
- Платёжные документы
- Электронная версия
- Сдача отчёта в ГБУ Малый бизнес Москвы
Последовательность предоставления отчетности
- Финансовые отчеты (ФО):
- ФОФ (финансовый отчет о фактически вложенных средствах)
- ФОС (финансовый отчет об использовании собственных средств)
- ФОБ (финансовый отчет об использовании бюджетных средств)
- Отчет о выполнении комплекса мероприятий
- СО (содержательный отчет о выполнении комплекса мероприятий Проекта, в том числе о достижении социально-экономических показателей (СЭП))
- Акт об исполнении Договора
Отчеты, которые предоставляет субъект МСП – получатель субсидии
-
Финансовый отчет о фактически вложенных денежных средствах (ФОФ)
- Составляется согласно Смете расходов на реализацию проекта по установленной форме для организации/ИП, предоставляется Департаменту не позднее даты, указанной в п. 3.7 Договора (как правило, ФОФ предоставляется вместе с Договором)
- В отчет вносятся затраты в соответствии со Сметой расходов, произведенные в период с момента регистрации Организации/ИП по дату подачи заявки на субсидирование (в смете расходов отмеченные знаком *), а также реквизиты документов, подтверждающих произведенные затраты (договоры, накладные, платежные документы, акты и т.д.)
-
Финансовый отчет о вложении собственных денежных средств (ФОС)
- Составляется согласно Смете расходов, по установленной форме для организации/ИП. В отчет о расходовании собственных средств включаются затраты, произведенные в период, указанный в п. 3.6 Договора, при условии, что данные расходы осуществлялись в рамках реализации Договора и предусмотрены Сметой расходов
- ФОС предоставляется Департаменту не позднее даты, указанной в п.3.7 Договора
-
Финансовый отчет об использовании целевых бюджетных средств (ФОБ)
- Составляется согласно Смете расходов по установленной форме для организации/ИП. В отчет о расходовании бюджетных средств включаются затраты, произведенные в период, указанный в п. 3.5 Договора, при условии, что данные расходы осуществлялись в рамках реализации Договора и предусмотрены Сметой расходов
- ФОБ предоставляется Департаменту не позднее даты, указанной в п.3.7 Договора (как правило, ФОБ предоставляется через 3 месяца после заключения договора)
- В ФОБ не включаются затраты, указанные в ФОФ
Требования к финансовой отчетности
-
Общие требования по составлению
- В финансовом отчете необходимо указывать точные наименования из расшифровки Сметы расходов
- Электронные версии финансовых отчетов в обязательном порядке необходимо высылать на report@mbm.ru для первичного согласования
- Все документы, подтверждающие оплату, необходимо заверить в установленном порядке и прошить
- Собственных средств необходимо потратить не менее, чем указано в первоначальной смете расходов. Если в процессе приобретения средств представилась возможность приобрести те же наименования по более низкой цене, чем предполагалось изначально, и в итоге общая сумма собственных средств уменьшилась по сравнению с изначально предполагаемой, то в финансовый отчет необходимо дописать дополнительные расходы для достижения суммы собственных средств, указанной в договоре (все изменения вносятся при письменном заявлении в Департамент на имя Руководителя Департамента)
- В случае смены Генерального директора необходимо предоставить в Департамент:
- Новую выписку из ЕГРЮЛ
- Приказ о назначении
- Протокол учредительного собрания, где было принято данное решение
- Все копии должны быть заверены в установленном порядке
-
ФО должен быть заверен
- При заверке копии документа на предмет соответствия подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют отметку о заверке копии, которая включает:
- Заверительную надпись: «Верно»
- Должность уполномоченного лица, заверившего копию (генерального директора)
- Личную подпись
- Расшифровку подписи (инициалы, фамилию)
- Дату заверки
- Печать организации
- Листы многостраничных копий нумеруются, прошиваются, отметка о заверке копии дополняется указанием количества листов копии: «Всего в копии ____ л.
- Допускается заверять отметкой «Верно» каждый лист многостраничной копии документа. В противном случае, копия предоставленного документа не будет соответствовать требованиям
-
Сроки предоставления финансовой отчетности
- ФО должна быть предоставлена не позднее даты, указанной в п. 3.7 Договора. Как правило, ФОФ должен быть составлен на момент заключения договора, ФОС и ФОБ - через 3 месяца после получения субсидии
Этапы предоставления ФО
- Составление ФО с учетом всех вышеперечисленных требований
- Отправка ФО на согласование Эксперту по сопровождению проектов в электронном виде на почту report@mbm.ru. В теме письма указать «ФО <название Организации/ ИП> »
- В случае одобрения составленных отчетов экспертом назначается дата выездной проверки
- Выездная проверка
- Передать эксперту по выездным проверкам по 3 оригинала каждой формы отчета (ФОС и ФОБ)
- Передача ФО в Департамент в случае отсутствия замечаний по документам
Содержательный отчет (СО) о выполнении комплекса мероприятий. Акт об исполнении договора
- Согласно Договору Организация/ИП представляет Департаменту Акт об исполнении договора по форме Приложения № 4 к Договору и содержательный отчет о выполнении комплекса мероприятий, в том числе о выполнении социально-экономических показателей (СЭП), предусмотренных Бизнес-планом (п. 1.3 Договора)
- В случае если срок реализации Проекта и достижения СЭП, предусмотренных Бизнес-планом, составляет более одного года, субъект МСП представляет в Департамент указанный отчет ежегодно не позднее 1 апреля
- Отчет предоставляется субъектом МСП в Департамент с приложением подтверждающих документов (договоров, накладных, платежных документов, актов и т.д.)
- По Договору субъект МСП берет на себя обязательства, предусмотренные Бизнес-планом:
- Создать рабочие места (количество, предусмотренное Бизнес-планом):
- Выплатить в форме налоговых и иных обязательных платежей в бюджет Москвы и иные бюджеты бюджетной системы РФ сумму, не менее суммы полученной субсидии
- Выполнение этих обязательств должно быть отражено в содержательном отчете и подтверждено приложенными документами по каждому пункту! (Приказы о приеме на работу и трудовые договоры; налоговая отчетность)
Этапы предоставления СО и Акта об исполнении договора
- Составление отчета с учетом всех вышеперечисленных требований
- Отправка СО на согласование в ГБУ «МБМ» эксперту по сопровождению проектов в электронном виде на почту report@mbm.ru. В теме письма указать «Начинающие. СО+Акт <название Организации (ИП)> »
- В случае одобрения отчета экспертом по сопровождению, предпринимателю направляется Акт об исполнении Договора. Предприниматель подписывает и передает 3 оригинала Акта и 3 СО
- Передача СО и Акта об исполнении договора в Департамент в случае отсутствия замечаний у ГБУ
Внесение изменений в договоры
- Изменения, вносимые в договор:
- Изменение сметы проектов
- Изменение сроков финансирования проекта
- Изменение сроков предоставления ФО
- Изменение сроков выполнения СЭП
- Изменение сроков предоставления содержательного отчета
- В случае необходимости внесения изменений в Договор, предприниматель предоставляет в Департамент письмо не позднее срока, указанного в Договоре по выполнению данного мероприятия, в котором указывает вносимые корректировки с подробным обоснованием их необходимости. Письмо оформляется на бланке организации за подписью руководителя или уполномоченного им лица. Вместе с печатной версией отправляется отсканированная версия письма на report@mbm.ru, в теме письма указать: «Изменение в Договоре <название организации>. Письмо в Департамент»
- Уполномоченная Департаментом организация запрашивает у предпринимателя копии документов для проведения анализа вносимых изменений: уточненный финансовый прогноз и календарный план, измененную Смету расходов; при необходимости проводится выездная проверка. Уполномоченная организация предоставляет результаты экспертизы на основании предоставленных Предпринимателем документов в Департамент
- Справка, составленная уполномоченной организацией по итогам проведенного анализа, с приложенными документами рассматривается на очередном заседании Отраслевой Комиссии. В случае положительного решения Отраслевой комиссии относительно изменения Договора заключается Дополнительное соглашение между Департаментом и Предпринимателем
ААА-Инвест поможет Вам в получении субсидий и подготовке отчетности!